فوضى الاجتماعات في العمل؟ طرق لوضع حد للفوضى اثناء اجتماعات العمل

#1 01-01-2015

فوضى الاجتماعات في العمل؟ طرق لوضع حد للفوضى اثناء اجتماعات العمل

يعرب البعض عن قلقه من أن المحادثات والمناقشات في بيئة العمل يمكنها أن تتحول إلى أحاديث غير مثمرة بالمرة. وفي النهاية، قد تشعر أنه ليست هناك نتيجة واضحة لها. فماذا يمكن أن نفعل لنجعل مثل هذه المناقشات الحضارية مثمرة وأكثر فائدة؟
كتبت مقالا منذ فترة قريبة حول أسباب عدم نجاح فكرة مسايرة الأمور بشكل سلبي في بيئة العمل، وأهمية الدخول في محادثات ومناقشات مفعمة بالحيوية للاستفادة من العديد من التعليقات والاستفسارات الرائعة.
لكن البعض أعرب عن قلقه من أن مثل هذه المناقشات في بيئة العمل قد تنقلب إلى أحاديث لا طائل منها. والسؤال الآن هو: كيف يمكن أن نتغلب على فوضى الاجتماعات في بيئة العمل؟
قبل سنين عديدة، كنت أتحدث مع زميل لي بعد خروجنا من أحد الاجتماعات، وقد أدركت عندها أن كلانا قد ترك الاجتماع ولديه أفكار مختلفة تماما عما طرح في ذلك الاجتماع، وبالتالي عما سيحدث فيما بعد.
هذا ما يجعل الاجتماعات تمر دون جدوى، وهو أمر يحدث أكثر بكثير مما نعتقد. إن لم نعرف ما سيجري لاحقاً، سنكون قد أضعنا وقت الجميع، وعلى الأرجح سينتهي بنا الأمر بترتيب اجتماع آخر. وستغمرنا بعدها أعدادٌ لا تنتهي من الرسائل الإلكترونية في محاولة لإيجاد مخرج ما.
وقد راودتني فكرة أضواء إشارة المرور: "الضوء الأخضر، والضوء الأحمر، والضوء الأصفر" بعد ذلك الاجتماع سالف الذكر.
واستعمل هذه الفكرة الآن بعد كل اجتماع أديره تقريبا. الفكرة واضحة، وتضمن لكل شخص أن يدرك ما سيحدث، ومن الذي سيتأكد من تنفيذ ما نتفق عليه.

كما أنها فكرة شاملة إلى حد ما، فقد استعملتها في اجتماعات كثيرة حضرتها في أماكن مختلفة من العالم، وفي مجالات متنوعة، والكل بالتأكيد يعرف شكل إشارات المرور.
كيف تعمل؟

سنعرض هنا كيفية عمل هذه الفكرة: عندما تُثار قضية أو نقطة ما للنقاش على طاولة الاجتماع، ونبحثها بإسهاب، وعندما يبدو لنا أننا طرحنا كل ما لدينا، وأننا انتهينا من المناقشات، نقوم بتصنيف تلك النقطة أو ذلك الموضوع الذي كان محور النقاش من خلال إعطائه ضوءا محددا: أخضر، أو أحمر أو أصفر.
الضوء الأخضر: ويعني أنه يمكن للموضوع أن يمر بعد الاتفاق بشأنه. ربما تكون هناك حاجة لبعض التعديلات؛ إلا أن المسار واضح بالنسبة لذلك المقترح لكي يُدرج في قائمة المهام المطلوب تنفيذها.
ندوِّن ذلك القرار في محضر اجتماعنا، كما يتم أيضاً تحديد اسم الشخص المسؤول عن تفعيل ذلك القرار. ثم نسجل الجدول الزمني لمتابعة ذلك الموضوع، وبعد ذلك ننتقل إلى النقطة التالية في جدول الاجتماع.
الضوء الأحمر: ويعني أن الجواب هو الرفض، وأن الأمر محسوم. فبعد أن ناقشنا الأمر من كل جوانبه، وكان إجماع الآراء هو عدم المضي قُدُماً في ذلك الموضوع، سواء الآن أو في أي وقت بعد ذلك، ندوِّن ذلك القرار، وننتقل إلى النقطة التالية في جدول الاجتماع.
الضوء الأصفر: ويعني أن الإجابة هنا معقدة نوعاً ما، ولم تحسم بعد. وأنصح هنا بضرورة مراجعة الموضوع المقترح، وإعادة تقديمه مرة أخرى.
قد يعني هذا أننا نؤيد الموضوع عموماً، لكن المقترح يحتاج إلى إعادة صياغة، أو توضيح ما، أو تعديل بشكل أو بأخر.
كما أنه قد يعني أن هناك حاجة إلى مزيد من البحث للموافقة عليه، فعلى سبيل المثال، يمكن أن نطبق ذلك على فكرة اختبار رد فعل السوق تجاه منتج جديد، أو خدمة جديدة.

وعادة ما تعني متابعة موضوع ما أنه يحتاج إلى أن يقدم كمقترح مرة أخرى بعد إدخال التعديلات المطلوبة عليه، أو أن يؤجل النظر فيه مع تحديد وقت زمني ليعاد إلى جدول الأعمال.
لوسي ماركوس/كاتبة وخبيرة اعمال.
المصدر: منتديات بنات فلسطين - من قسم: التنمية البشرية والذاتية

t,qn hgh[jlhuhj td hgulg? 'vr g,qu p] ggt,qn hekhx h[jlhuhj hgulg

المواضيع المتشابهه
الموضوع	كاتب الموضوع	المنتدى	مشاركات	آخر مشاركة
لمآ اشتكي في جوف الظمأ ...//~	شتآتْღ	يـوتيوب بنات فلسطين	6	12-06-2014 07:39 AM
خرابيش العمل ~ٍ	Ayman	عـدسـة الأعضاء	30	11-29-2014 01:00 AM
العمل الصالح	سهر الجفون	▪« قطوُفٌ دَآטּـيَة ]≈●	10	11-07-2014 07:01 PM
في فضل العلم والعلماء	ابيع الكون لعيونك	ابداعات أعضاء بنات فلسطين الشعرية والنثرية	8	05-21-2014 07:52 PM

فوضى الاجتماعات في العمل؟ طرق لوضع حد للفوضى اثناء اجتماعات العمل

= 500) this.width = 500; return false;" /> يعرب البعض عن قلقه من أن المحادثات والمناقشات في بيئة العمل يمكنها أن تتحول إلى أحاديث غير مثمرة بالمرة. وفي النهاية،