6 خطوات رتب فيها مكتبك وانسى الفوضى

#1 09-01-2014

6 خطوات رتب فيها مكتبك وانسى الفوضى

ظ…ظƒطھ%D

كم مرة سمعت نفسك تقول: ” أنا متأكد بأنه هنا ” أو ” لا أدري بالضبط و لكن سأتصل بك بعد دقائق ” أو كم مرة سألت ذلك السؤال المشهور ” أين كذا و كذا …؟ “

إذا كنت تقول تلك الجمل السابقة أو ما شابهها بشكل متكرر فإن ذلك يعني أن مكتبك ليس على ما يرام و أنه يحتاج إعادة تنظيم و ترتيب, و يعني أن عملك لن يكون جيداً. الكثير من الوقت يضيع, و الإنتاجية تصبح أقل في وضع كهذا. و كلما ضاع الوقت فهذا يعني ضياع مال!

كيف تدير مكتبك و تبذل وقتا أكبر لتحليل خطوتك القادمة لتنمية عملك؟ إن ذلك سيكون إما بالالتحاق بتدريب و دورة في الإدارة أو أن تبحث عن برنامج إداري ليعينك في عملك. و لكن الآن دعني أطرح عليك بعض الحلول أو الطرق ليكون بإمكانك إدارة مكتبك بسهولة.

راجع نظامك

إذا كنت تشعر بأنك غير منظم و مرتب, فإن نظامك الحالي لم يعد مفيداً. و أقرب مثال هو أنك تبذل وقتا للبحث عن الأغراض أو المعلومات في مكتبك باستمرار. لذلك من الأفضل أن تضع قائمة بما تشعر أنه خطأ و سبب للمشكلة لتجد الحل المناسب. إن تغيير نظام عملك في المكتب لا يتطلب إلا اكتساب بعض العادات الجيدة, و التخلي عن عادات العمل السيئة مثل: التسويف, الفوضى, عدم وجود مكان خاص لكل شيء!

أسس إدارة ملفات جيدة

على المدير أن يشجع طاقم العمل على استخدام نظام إدارة ملقات و سجلات مركزي بدلا من أن يكون لكل شخص نظامه الخاص في إدارة السجلات و الملفات. على كل شخص أن يعرف مسؤوليته في السجلات و الملفات و حفظها و تعيين شخص متفرغ لإدارتها.

اجعل لك روتيناً و داوم عليه

إذا أردت أن تكون منظما و أكثر إنجازاً, فإنك تحتاج لأن تضع بعض الإجراءات الروتينية و تعود نفسك عليها لتكون مهام روتينية. بتلك الطريقة سيكون من السهل إكمال المهام و إنجازها من دون أي تسويف أو تأخير.

نظم جدولاً أسبوعياً

إن كتابة الجدول و إعداده يعد من أفضل الطرق التي تساعد على الإنتاجية في العمل. على سبيل المثال, يمكن للمدير أن يخصص كل يوم اثنين لأعمال التسويق, و يومي الثلاثاء و الأربعاء لمقابلة العملاء, و هكذا …الخ.

ضع نظاما للمهام المتكررة

في أي مكان للعمل يوجد أعمال تتكرر إما بشكل يومي أو أسبوعي أو غير ذلك. على سبيل المثال, قد يحتاج الموظف للإجابة على استفسارات العملاء مع أن أغلب الاستفسارات تكون متكررة. الحل الأمثل هو تجهيز نماذج جاهزة للإجابة على تلك الاستفسارات المتكررة ليوفر بذلك الوقت و الجهد, و ليس عليه سوى تغيير اسم العميل, ثم الإرسال. هذا مثال واحد, و المهام المتكررة كثيرة.

وزّع المهام و المسؤوليات

إن تحديد مسؤولية كل موظف تجعل من السهل متابعة سير العمل و معرفة الخلل و التقصير. و لو أطلق المدير الحرية لموظفيه في إنجاز المهام بشكل فوضوي فإن الخلل سيكون ناتج عن الاتكالية و عدم وجود مسؤوليات محددة.

بيئة عملك مهمة في تحفيزك وزيادة إنتاجيتك، فتابع حساب ( بيئة العمل )عبر تويتر لتجعل مكان العمل أكثر جاذبية!

المصدر: منتديات بنات فلسطين - من قسم: اللمـسات الـفنيـة

6 o',hj vjf tdih l;jf; ,hksn hgt,qn

09-01-2014

انا معك 100% صياد
ولكن من يومين قرأت دراسة
انو كلما كان هناك فوضى حولك بغرفتك او مكتبك

تحفزك ع الابداع

ﻻ اعرف مدى صحة المعلومة بس عجبتني هههه

اكيد انا مع انو يكون محيطك مرتب ومنظم
والمكتب او الغرفة تعكس شخصية صاحبها

مشكور الصياد
تحياتي

09-01-2014

نظام حلو كتير نقاط مهمه ذكرتها
اشكرك على طرحك المميز
بانتظار جديدك
دمت بخير

09-01-2014

نصائح رائعة و هامة جدا

أشكرك على الانتقاء الرائع و المفيد

تحياتي

09-02-2014

يسلمو ع الإفآدة
؛
بجوز بعد فترة أحتآجهم
؛
دُمت

09-02-2014

طرـرح قيـم

يعطيكـ العـآفي

تحيـآتي

09-03-2014

اكيد الجو الو تأثير، مطرح ما كان كله عجئه رح يأثر سلبياً،
وخصوصا انه ما بعود الو نفس للشغل،
لهيك خطواتك كلها مهمه وبمحلها، يسلمو نقرتين لعرض الصورة في صفحة مستقلة

..

09-11-2014

09-16-2014

خطوات حلوة يا أنيق

يسلموا للطرح المميز

لعيونك كل الورد

09-16-2014

شكرا لكم جميعـآ
على حضوركم الآنيق هنـآ والجميل
\
دمتمِ بخير ..

المواضيع المتشابهه
الموضوع	كاتب الموضوع	المنتدى	مشاركات	آخر مشاركة
نانسي تلفت الانظار ولكن بطريقه مختلفه هذه المره	اسير بالوطن	النكت والطرائف	4	11-27-2014 05:00 PM
تعال اضحك وانسى همومك شوي	حبيب العمر	النكت والطرائف	14	07-07-2014 04:43 PM
يا رجل الوطن أكتبك حبراً و ورق	رفيعة الشأن	همس القوافي , النثر و الخواطر	11	05-11-2014 03:01 PM
وزارة الداخلية: إعادة الفوضى لغزة لن تنجح	كاتم الاحزان	الأפֿـُبآر والـأפـدَآث	1	11-12-2013 08:05 PM
تصاميم نانسي عجرم 2014- تحميل صور نانسي عجرم للتصاميم2014	ناثرة الورد	قسم الفوتوشوب ,خامات, خطوط , خلفيات , مستلزمات التصميم	8	08-15-2013 04:16 PM

6 خطوات رتب فيها مكتبك وانسى الفوضى

6 خطوات رتب فيها مكتبك وانسى الفوضى = 500) this.width = 500; return false;" /> كم مرة سمعت نفسك تقول: ” أنا متأكد بأنه هنا ” أو ”